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Sachbearbeiter*in Projekt- und Prozessbüro / Organisator*in 353AE2022FestanstellungHanse- und Universitätsstadt Rostock
 Rostockvor 2 Wochen
Hanse- und Universitätsstadt Rostock

„Sachbearbeiter*in Projekt- und Prozessbüro/Organisator*in“

 

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle unbefristet und in Vollzeit im Hauptamt, Abteilung Organisation zu besetzen:

 

Die Einstellung erfolgt zunächst als „Sachbearbeiter*in Projekt- und Prozessbüro“ im Sachgebiet Projekt- und Prozessbüro der Abteilung Organisation für die Dauer der Mutterschutzfrist und der elternzeitbedingten Abwesenheit der Stelleninhaberin. Im Anschluss (voraussichtlich Anfang des Jahres 2024) erfolgt der Einsatz als „Organisator*in“ im Sachgebiet Organisation, welches ebenfalls in der Abteilung Organisation angesiedelt ist.

 

Die Abteilung Organisation bewirtschaftet die der Verwaltung obliegenden Aufgaben. Sie entwickelt, begleitet und setzt Projekte, Prüfaufträge und Maßnahmen aus Verwaltungskonzepten mit dem Ziel der effizienten Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation um. Die Abteilung Organisation strukturiert sich in ein gleichnamiges Sachgebiet und dem Sachgebiet Projekt- und Prozessbüro.

 

Sie übernimmt als Instrument der Verwaltungsleitung Teile der organisatorischen Gesamtverantwortung und stellt durch eine effiziente Organisation sicher, dass die Mitarbeiter*innen in den Organisationseinheiten Klarheit über ihre Aufgaben haben und die gesteckten Ziele auf wirtschaftliche Art und Weise verwirklicht werden können.

 

Der Organisation obliegt die Bearbeitung der laufenden Geschäftsprozesse und Anträge u.a. zur Veränderung von Arbeitsabläufen, zu Stellenbedarfsermittlung, Stellenbesetzungen, Stellenbewertungen.

 

Das Projekt- und Prozessbüro hat die Zielstellung, durch ein standardisiertes Projektmanagement mit Unterstützung klassischer organisatorischer Methoden und Instrumente sowie durch Einführung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements eine im höchsten Maße effiziente Umsetzung und Gestaltung von organisatorischen Untersuchungen zu realisieren.

 

Dabei sollen die maximalen Optimierungseffekte und Synergien im Bereich der Prozessoptimierung und Organisationsgestaltung erreicht werden. Die Verknüpfung dieser Instrumente sichert eine optimale und vor allem nachhaltige Durchführung organisatorischer Maßnahmen in den Organisationseinheiten.

 

Ansprechpartnerin:

  • Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319

Wir suchen eine/n Mitarbeiter*in für folgende Aufgaben:

  • Sachbearbeiter*in Projekt- und Prozessbüro
    • Projektarbeit
      • Vorbereiten, Planen und Leiten eigener Projekten entsprechend einschlägiger Projektmanagementmethoden und der gültigen Geschäftsanweisung zur Durchführung von Projekten (Erstellen der Projektdokumentation (Planungsunterlagen, Berichte, Protokolle etc.)
      • Mitarbeit in Projekten anderer
    • Prozessarbeit
      • Prozessmodellierung BPMN 2.0
      • Geschäftsprozessoptimierung

Organisator*in

  • Organisationsmanagement
    • Organisationsentwicklung, Organisationsberatung
      • Beraten der zu betreuenden Organisationseinheiten in allen Fragen der inneren Organisation
      • Durchführen umfassender Organisationsuntersuchungen unter dem Aspekt einer wirtschaftlichen Aufbau- und Ablauforganisation einschließlich der dazugehörigen Personalbedarfsbemessung
      • Zuordnen neuer Aufgaben, Verlagern vorhandener Aufgaben, Erfassen und Optimieren von Schnittstellen, Betreiben einer systematischen Aufgabenkritik
      • Planen, Vorbereiten und Durchführen von Arbeitsplatzuntersuchungen; Analysieren und Entwickeln von Strategien zu Organisations-, Arbeits- und Verwaltungsabläufen
      • Vornehmen von Stellenbewertungen von Stellen für Beamte und Beschäftigte auf der Grundlage gültiger Stellenbeschreibungen
      • Ermitteln des jährlichen Stellenbedarfs
    • Planen, Durchführen und Umsetzen von Projekten mittels einschlägiger Organisationsmethoden
      • Vorbereiten, Planen und Leiten von Projekten entsprechend einschlägiger Projektmanagementmethoden und der gültigen Geschäftsanweisung zur Durchführung von Projekten
      • Erstellen der Projektdokumentation (Planungsunterlagen, Berichte, Protokolle etc.)
      • Durchführen und Auswerten von Kostenvergleichs-, Investitionsberechnungen und Nutzwertanalysen
      • Erarbeiten von Kennzahlen und Indikatoren, Durchführen von Kennzahlenvergleichen
      • Durchführen von Prozessaufnahmen entsprechend einschlägiger Methoden
      • Analysieren, Modellieren, Dokumentieren, Identifizieren und Bewerten von Prozessen nach den existierenden Konventionen
      • Beraten, Konzipieren und Unterstützen der Organisationseinheiten bei der Umsetzung des Prozessmanagements in Projekten
        • bedarfsgerechte Aufbereitung und Präsentation der Projektergebnisse vor Gremien etc.

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:  

  • Fachhochschulabschluss im Bereich der Verwaltungswissenschaften, Verwaltungswirtschaft, Verwaltungsbetriebswirtschaft (z.B. Dipl.-Verwaltungswirt*in (FH), Bachelor of Laws (Öffentliche Verwaltung), Bachelor of Laws (Good Governance) Spezialisierung öffentliches Recht) oder Fachhochschulabschluss im Bereich der Wirtschaftswissenschaften oder eine abgeschlossene Fortbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt*in bzw. zum/zur Verwaltungsbetriebswirt*in
  • Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung wünschenswert
  • anwendungsbereites Methodenwissen im Bereich des Organisations- und Prozessmanagements (Aufbau-/Ablauforganisation / Analyse IST-Prozesse / Konzeption SOLL-Prozesse / Methodik / Modellierungskonventionen)
  • Erfahrungen im Projektmanagement
  • anwendungsbereite Kenntnisse im Bereich der Kommunalverwaltung und Erfahrung auf dem Gebiet des Verwaltungshandelns
  • Planungs- und Organisationstalent
  • schnelle Erfassung und Aufbereitung von fachlichen Zusammenhängen, Erschließung von bisher unbekannten Themenfeldern, lösungsorientiertes Denken, selbständige Arbeitsweise
  • Erfahrungen in anspruchsvoller Gesprächsführung, souveräne Kommunikation, sicheres Auftreten
  • hohes Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit
  • wünschenswert sind Erfahrungen in Konzeption, Koordination und Durchführung von Modellierungsworkshops

Entgelt:

  • Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 11 bewertet.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

 

Die Bewerbungsfrist endet am 18. Januar 2023.

 

Zudem bieten wir:

  • sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • individuelle Personalentwicklung
  • betriebliches Gesundheitsmanagement
  • familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • flexible Arbeitszeiten
  • Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
  • Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
  • betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
  • JobTicket (Zeitkarte für den öffentlichen Nahverkehr mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
  • Standortsichersicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

 

Bewerber*innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

 

Aufgrund der derzeitigen CORONA-Pandemie behalten wir uns vor, die Vorstellungsgespräche mittels Videokonferenz durchzuführen.

 

Bewerber*innen, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter: www.welcome-region-rostock.de welcome@region-rostock.de

 

gez. Kerstin Franke