Stellenausschreibung: Kennziffer 53/2023

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter/-in Repräsentation und Ehrungen (w/m/d)

im Bereich Öffentlichkeitsarbeit/Pressestelle.

Die Einstellung erfolgt unbefristet. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 30 Stunden (Teilzeit). Perspektivisch kann in der Zukunft die Notwendigkeit einer Beschäftigung in Vollzeit eintreten, sodass die Bereitschaft zu jener wünschenswert ist. Die Eingruppierung erfolgt nach der Entgeltgruppe E 9c TVöD-VKA (Bereich Verwaltung).

Die Hansestadt Wismar mit rund 44.000 Einwohnern ist nicht nur UNESCO-Weltkulturerbe direkt an der Ostsee, sie ist auch ein attraktiver Wohn-, Wirtschafts- und Hochschulstandort. Die Stadtverwaltung mit ihren rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern präsentiert sich in der Hansestadt Wismar als attraktiver Arbeitgeber. Werden Sie ein Teil davon!

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben: 

– Vorbereitung und Organisation von Ehrungen, Treffen, Tagungen und Veranstaltungen der Hansestadt Wismar im Rahmen der repräsentativen Aufgaben der Verwaltungsführung

• Durchführung von Ehrungen der HWI (z.B. Bürgermedaille, Sportlermedaille, Ehrenring, Ehrenbürgerschaft)
• Organisation, Teilnahme und Begleitung von repräsentativen Veranstaltungen und Besuchen von Gästen aus dem In- und Ausland, insbesondere:
  • Kommunikation mit den betreffenden Unternehmen / Einrichtungen und Abstimmung mit der Verwaltungsführung
  • Organisation von Räumlichkeiten (Beschaffung, Anmietung und Reservierung), gastronomische Versorgung (Angebotseinholung, Auslösen von Aufträgen, Abschließen von Verträgen)
  • Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln für Veranstaltungen (z.B. Fördermittelakquise, Projektbeschreibung erstellen)
  • Betreuung der Gäste vor und während der Veranstaltung einschließlich fotografischer Dokumentation der Veranstaltung
  • Informations- und Pressearbeit (Erstellen von Pressemitteilungen und Berichten zu Veranstaltungen bzw. Reisen usw.)
  • Pflege der Adressdatenbank
• Beratung und Begleitung der Ämter der Hansestadt Wismar bei der Durchführung von Veranstaltungen und Besuchen von Gästen mit protokollarischem Rahmen
• Vorschlagserarbeitung für Ehrungen des Landes, des Bundes und weiterer Institutionen (z. B. Ehrenamtskarte M-V, Johannes-Stelling-Preis, Ehrenamtsnadel des Landkreises Nordwestmecklenburg)
  

– Gestaltung kommunaler Auslandsbeziehungen und Städtepartnerschaften

• Aufnahme und Pflege der internationalen Kontakte und Städtepartnerschaften;
  • insbesondere die Ausgestaltung und Betreuung der Städtepartnerschaften mit Aalborg (Dänemark), Kalmar (Schweden), Kemi (Finnland), Calais (Frankreich), Pogradec (Albanien), Tschornomorsk (Ukraine), Lübeck und ggf. weitere
• Anregung und Begleitung von internationalen Projekten (z.B. Projekte des globalen Südens sowie mit Partnerstädten)
• Erstellung und Halten von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache bei
• Terminen mit ausländischen Gästen, anlassbezogen im Kontext der Veranstaltung (z.B. Stadt-, Verwaltungs-, Wirtschafts- und Industriepräsentationen)
• Organisation nationaler und internationaler Treffen in Form und Programm
• Aufbau eines Gastgeschenke-Pools (Ideenfindung, Vorschlagsbearbeitung, Beschaffung, Regelerstellung)
• Dokumentation der Fortschritte der Städtepartnerschaften
• Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln für Veranstaltungen (z.B. Fördermittelakquise, Projektbeschreibung erstellen)

– Bearbeitung von Angelegenheiten zu Hoheitszeichen

• Bearbeitung von Anträgen zur Nutzung des Wappens, Beratung der Fachämter zur Wappennutzung

– Verfassen von Schreiben des Bürgermeisters zu besonderen Anlässen

• Verfassen von Gratulationsschreiben und Dankesschreiben sowie Bearbeitung von Angelegenheiten zur Würdigung Verstorbener des öffentlichen Lebens

– Anwendungsbetreuung der eingesetzten Adressverwaltungssoftware „Adress Plus“

Die vollständige Stellenbeschreibung kann im Amt für Personal, Organisation und IT, Abteilung Personalservice eingesehen werden1.

Voraussetzung für die Stellenbesetzung ist: 

• ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium Internationale Beziehungen oder in den
•  Studienfeldern der Sprach- und Kulturwissenschaften (z.B. Gesellschaftswissenschaften, Medien- und Kulturwissenschaften, Geisteswissenschaft) oder ein vergleichbarer
• Studienabschluss
• Erfahrungen in der Arbeit im internationalen Bereich
  • Englischkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift; wünschenswert sind weitere
  • Sprachkenntnisse (Schwedisch, Dänisch, Französisch, Albanisch, Ukrainisch)
• Bereitschaft zur Teilnahme an entsprechenden Fort- und Weiterbildungen
• förderlich sind:
  • Berufserfahrungen im Bereich Repräsentation und Ehrungen, Städtepartnerschaften sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Kenntnisse über aktuell gesellschaftliche Ereignisse und historische Zusammenhänge
    

Ihr Anforderungsprofil: 

• hohes Maß an Selbständigkeit, Motivation und Eigeninitiative
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
• freundliches und souveränes Auftreten
• Bereitschaft zur gelegentlichen Übernahme von Diensten in den Abendstunden und an den Wochenenden

Wir bieten Ihnen: 

• eigenverantwortliches Arbeiten
• abwechslungsreiche zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit
• flexible Arbeitszeitgestaltung in Form einer Gleitzeit-Regelung ohne Kernarbeitszeiten
• Möglichkeit zur teilweisen Telearbeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Möglichkeit des Bikeleasings
• attraktive, betriebliche Altersvorsorge
• sowie weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst wie
  • 30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
  • eine tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
  • Weihnachtsgeld (Jahressonderzahlung) und jährliche Leistungsprämie

 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum

06.10.2023

über das Online-Bewerbungsportal www.interamt.de, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 1023482 einstellen (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1023482).

Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren rufen Sie uns gerne an unter Tel. 03841 251-1126 bzw. 03841 251-1123. Für stellenbezogene Fragen stehen Ihnen die Kollegen der Pressestelle unter Tel. 03841 251-9030 bzw. 03841 251-9010 zur Verfügung.

Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsachbearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz