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Sachbearbeiter/in Rats- und Verwaltungsarchiv (w/m/d)FestanstellungHansestadt Wismar
Hansestadt Wismar

Stellenausschreibung:

Kennziffer 10/2022

 

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

 

Sachbearbeiter/-in Rats- und Verwaltungsarchiv (m/w/d)

im Amt für Bildung, Jugend, Sport und Förderangelegenheiten/ Stadtarchiv.

 

Die Einstellung erfolgt unbefristet und in Vollzeit bei einer Vergütung nach Entgeltgruppe E 9b TVöD-VKA (Bereich Verwaltung).

Das Verwaltungsarchiv des Archivs der Hansestadt Wismar ist ein Zwischenarchiv und fungiert somit als Bindeglied zwischen der Stadtverwaltung der Hansestadt Wismar und dem Stadtarchiv in seiner Aufgabe als historisches Endarchiv. Derzeit befinden sich ca. 38.000 Akteneinheiten im Bestand, die bewertet, kassiert bzw. erschlossen werden müssen. Das gut eingespielte kleine Team des Archivs freut sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben: 

  • Übernahme von Schriftgut und anderen Informationsträgern aus der Verwaltung, u. a.:
  • Annahme und Sichtung der Unterlagen, Daten bzw. Informationsträgern nach den bestehenden Vorgaben
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen bzgl. analogen Schriftguts und Informationsträgern
  • Übernahme von analogem Schriftgut und anderen Informationsträgern, u. a.:
  • Einfache Verzeichnung und ggf. Nachverzeichnung der Informationsträger
  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen
  • Übernahme von Schriftgut in das Endarchiv bzw. Kassation, u. a.:
  • Bearbeitung eingehender Kassationsanträge der Ämter
  • Sichtung, Bewertung der Archivwürdigkeit und Übernahme von Schriftgut aus der Verwaltung
  • Entscheidung über die Vernichtung von Unterlagen, Daten oder anderer Informationsträger
  • Nachweisführung über Abgänge
  • Erweiterte Verzeichnung (Tiefenerschließung) und Betreuung des archivwürdigen Schriftguts aus der Verwaltung im Endarchiv
  • Benutzungsdienst und Informationsvermittlung/ -dienstleistung, u. a.:
  • Auskunftserteilung und Recherchedurchführung aufgrund von mündlichen und schriftlichen Anfragen aus der Stadtverwaltung, der Verwaltung des Landkreises und der Öffentlichkeit
  • Gewährung von Akteneinsicht gegenüber Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, der Verwaltung des Landkreises sowie externen Nutzer/innen und Aktenausleihe an Behörden
  • Betreuung der Benutzer/innen vor Ort
  • Fachliche Anleitung und Begleitung im Rahmen der analogen und digitalen Schriftgutverwaltung, u. a.:
  • Vorfeldarbeiten zur Bildung von Beständen und Vorbereitung künftiger Aktenübernahmen
  • individuelle Anleitung/Beratung der Fachbereiche zur Durchsetzung der internen Schriftgutordnung
  • Begleitung und Beratung der zuständigen Organisationseinheiten bzgl. der Fortentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS)
  • Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Endarchivs
  • Praxisbegleitende Betreuung und Anleitungstätigkeiten

Die vollständige Stellenbeschreibung kann im Amt für Personal, Organisation und IT, Abteilung Personalservice eingesehen werden.

 

Ihr Anforderungsprofil:

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Hochschulbildung im Bereich der Archivwissenschaften zuzüglich Verwaltungserfahrung

oder

  • ein erfolgreich abgeschlossenes Studium der Fachrichtung öffentliche Verwaltung (Bachelor of Laws, Verwaltungsfachwirt) zzgl. Kenntnisse im Archivwesen / Archivmanagement und im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen bzw. eine erfolgreiche Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen bezogen auf das Archivwesen (Archivrecht und Archivierung)

oder

  • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur / zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv zuzüglich mehrjähriger Praxis- und Verwaltungserfahrung verbunden mit Kenntnissen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen bzw. vergleichbar
  • Selbstständigkeit, Motivation, Eigeninitiative
  • Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
  • Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches und korrektes Auftreten
  • Sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung
  • Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen:

  • Eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung
  • Eigenverantwortliches Arbeiten
  • Abwechslungsreiche, zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung unter Beachtung der Öffnungszeiten
  • Möglichkeit der teilweisen Telearbeit
  • Umfangreiche Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Möglichkeit des Fahrradleasings
  • Attraktive, betriebliche Altersvorsorge
  • Weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst, u.a.:
  • 30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
  • Tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
  • Weihnachtsgeld (Jahressonderzahlung) und jährliche Leistungsprämie

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum

 

03.07.2022

 

über das Online-Bewerbungsportal www.interamt.de, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 816744 einstellen (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=816744).

 

Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren rufen Sie uns gerne an unter Tel. 03841 251-1026 bzw. 03841 251-1027.

 

Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

 

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.

 

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

 

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsach-bearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz