Stellenausschreibung: Kennziffer: 20/2024

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter/in allgemeine Bürowirtschaft (w/m/d)

im Amt für Bildung, Jugend, Sport und Förderangelegenheiten.

Die Einstellung erfolgt unbefristet. Die Arbeitszeit beträgt 39 Stunden/ Woche (Vollzeit) und die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe E 5 TVöD-VKA (Bereich Verwaltung).

Die Hansestadt Wismar mit rund 44.000 Einwohnern ist nicht nur UNESCO-Weltkulturerbe direkt an der Ostsee, sie ist auch ein attraktiver Wohn-, Wirtschafts- und Hochschulstandort. Die Stadtverwaltung mit ihren rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern präsentiert sich in der Hansestadt Wismar als attraktiver und sehr gefragter Arbeitgeber.

Das Amt für Bildung, Jugend, Sport und Förderangelegenheiten trägt zur Gestaltung eines lebendigen und attraktiven Bildung- und Sportangebots in der Hansestadt Wismar bei. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und gestalten Sie die Zukunft unserer Region aktiv mit!

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben:

• Unterstützung der Amtsleitung in Angelegenheiten des Amtes
• administrative Assistenzaufgaben und Büroorganisation, u. a.:
  • Bearbeiten des Postein- und Postausgangs
  • Entgegennehmen und Vermitteln von Telefonaten, Erteilen von Auskünften
  • Zusammenstellen von Unterlagen, Erarbeiten von Schreiben und Texten, Verfassen von Vorlagen
  • Schriftgutverwaltung des Amtes
  • organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen, Veranstaltungen, Tagungen und Sitzungen im Rahmen der Aufgaben des Amtes
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

• amtsübergreifendes Veranstaltungs- und Tagungsmanagement

  • Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Terminkoordinierung
  • Organisation von Auszeichnungsveranstaltungen

• Betreuung des Ausschusses für Kultur, Sport, Bildung, Jugend und Soziales

  • Vorbereitung von Tagungsunterlagen
  • Abstimmung mit und Beratung von Ausschussmitgliedern und Gästen
  • Vor- und Nachbereitung der Organisation der Ausschusssitzungen

• Bearbeitung der Finanzierung der Kindertagesstättenbetreuung und Tagespflege

  • Prüfung der Rechnungslegungen
  • Erstellung von Statistiken

Die vollständige Stellenbeschreibung kann im Amt für Personal, Organisation und IT, Abt. Personalservice eingesehen werden.

Wir bieten Ihnen:

• eine unbefristete Beschäftigung
• moderne Arbeitsplätze
• eigenverantwortliches Arbeiten
• abwechslungsreiche zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit
• flexible Arbeitszeitgestaltung in Form einer Gleitzeit-Regelung ohne Kernarbeitszeiten
• Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• attraktive, betriebliche Altersvorsorge
• Weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst, u.a.:
• 30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
• tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
• Jahressonderzahlung und jährliche Leistungsprämie

Ihr Anforderungsprofil: 

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement (Vorläuferberufe: Bürokaumann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation) oder ein als gleichwertig anerkannter Bildungsstand

• Selbstständigkeit, Motivation und Eigeninitiative
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
• Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches und korrektes Auftreten
• serviceorientiertes Denken und Handeln
• sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung
• erste Kenntnisse und Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung, bezogen auf allgemeine Verwaltungsstrukturen und -abläufe sowie in der Büroorganisation sind von Vorteil
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 11.10.2024 über das Online-Bewerbungsportal www.interamt.de. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 1201176 einstellen (Link: https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1201176).

Die Vorstellungsgespräche sind für den 22.10.2024 geplant.

Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Stellenprofil steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Dr. Lepper unter der Telefonnummer 03841-251 4000 gern zur Verfügung.  Bezüglich auftretender Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich unter der Telefonnummer 03841-251 1121 an Frau Weit.

Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Bei ausländischen Hochschulabschlüssen ist eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen erforderlich (Zentralstelle-fuer-auslaendisches-bildungswesen/kontakt)

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.

Schwerbehinderte und Ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsachbearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz