Assistenzkraft der Amtsleitung

Kennziffer: 324AE2023

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o. g. Planstelle im Jugendamt dauerhaft in Vollzeit zu besetzen:

Ansprechpartner: Herr Jonas Schwarz, Tel. 381-1328

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in für folgende Aufgaben:

• Koordinieren und Zusammenfassen aller Zuarbeiten zur Erstellung und Aktualisierung sowie Pflege der Organisationspläne (Arbeitsverteilungsplan und Geschäftsverteilungsplan, Stellenplan)
• Geschäftsführung von Ausschüssen – Erstellen der Tagesordnung, fristgerechter Versand der Sitzungsunterlagen, Erstellen der Niederschrift, Einladung von Gästen, verantwortlich für die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Frist- und Terminüberwachung
• Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs, Zuordnung zu den jeweiligen Bereichen
• Organisation und Erledigung von Schreibarbeiten, Erarbeiten von Schreiben nach Manuskript und Diktat, Erarbeiten von Schreiben nach Absprache (Einladungen, Berichte usw.), Erstellen kleinerer Anschreiben an Ämter und Einrichtungen, Serienbriefbearbeitung, Arbeiten mit Datenverarbeitungsprogramm – Kommunaler Sitzungsdienst (KSD)
• Schriftgutverwaltung, Aktenablage, Registratur und Archivierung
• Protokollführung bei Dienst- und Fachberatungen, Protokollkontrolle
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Beratungen u.ä.
• Erteilen von Auskünften und Weiterleiten von Informationen nach Abstimmung
• Terminregistratur, -kontrolle, -erinnerung
• Betreuung der Geschäftspartner*innen/Besucher*innen der Amtsleitun
• Bedienung / Wartung der Schreib- und Kopiertechnik
• Bestellen / Verwalten von Büromaterial
• Aktualisieren des Internet-/ Intranetauftrittes des Amtes

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Verwaltungsfachangestellten, zur*m Kauffrau*mann für Büromanagement oder abgeschlossene Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r)
• einschlägige Berufserfahrungen auf dem o. g. Aufgabengebiet
• Erfahrungen im öffentlichen Dienst sind wünschenswert
• Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Deutschen Rechtschreibung
• umfassende Kenntnisse im Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Bildbearbeitungsprogramme) und dem kommunalen Sitzungsdienst, Anwendung des Dokumentenmanagementsystems d.3
• Kenntnisse zur, Gemeindehaushaltsverordnung, Kenntnisse zum Beschaffungswesen, Verwaltungsverfahrensgesetz, Verwaltungsgerichtsordnung
• sicherer Umgang mit Wort und Schrift
• Grundverständnis der englischsprachigen Kommunikation
• Kommunikationsfähigkeit
• Organisations- und Koordinierungsgeschick, Teamfähigkeit
• hoher Grad an physischer und psychischer Belastbarkeit
  

Entgelt:

Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet. Die Zahlung einer Zulage für die Dauer der Tätigkeit wird geprüft.

Zudem bieten wir:

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (Zeitkarte für den öffentlichen Nahverkehr mit einem Preisvorteil von insgesamt  30%)
• Standortsicherheit Rostock
• Dienstradleasing
• Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen
  

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerber*innen die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Die Bewerbungsfrist endet am 06.10.2023.

gez. Kerstin Franke