Assistenz- und Vorzimmerkraft

Kennziffer: 307AE2024

befristet zum nächstmöglichen Zeitpunkt bis 31.12.2025 gemäß § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) mit 75 v. H. (29,25 Wochenstunden) – zu besetzen:

Ansprechpartnerin: Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319

Das Aufgabengebiet umfasst:

Organisation der Büroabläufe für die Amtsleitung, Unterstützung der Amtsleitung in der Vorbereitung von Terminen sowie Außendarstellung des Konservatoriums

• Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs (Sichten und Priorisieren des Posteingangs, interne Postverteilung, Vorbereiten des Postausgangs etc.)
• Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Amtsleitung nach Vorgabe bzw. Vorlage nach Manuskript und Diktat (Diktiergerät)
• Erstellen von Serienbriefen
• Organisation und Schreibarbeiten im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft des Konservatoriums im Verband deutscher Musikschulen (Verbandsarbeit für die Musikschule)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Ermitteln bzw. Aufklären des Anliegens bei Anfragen zu Gesprächsterminen, Weiterleiten der Anfragen
• Koordinieren und Überwachen von Terminen, einschl. Wiedervorlagesystem
• Priorisieren der E-Maileingänge für die Amtsleitung
• Recherchieren und Aufbereiten von Hintergrundinformationen nach Vorgabe zu Personen und Sachverhalten für Gesprächstermine
• Erstellen und Pflegen des Aktenplans, u. a. in digitaler Form
• Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/Unterlagen Protokollen, etc. gem. Schriftgutordnung
• Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Mitarbeiterberatungen
• Führen der Protokolle
• Beantworten von allgemeinen, telefonischen und schriftlichen Anfragen, ggf. Weiterleitung an die/den zuständige/n Bearbeiter/in (m, w, d)
• Vorbereitung von Tagungsunterlagen für Sitzungen, Recherchieren von Themen der jeweiligen Tagesordnung, Zusammenstellen von erforderlichen Materialien für die Sitzungstermine
• Koordinieren der Erstellung von Vorlagen (zw. Amtsleitung, Abteilungen, Sachgebieten, Sitzungsdienst)
• Schreiben und Erstellen von Informationsvorlagen, Anträgen und Stellungnahmen für die Bürgerschaft und ihre Ausschüsse im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes (Allris)
• formelle Kontrolle der durch die Fachbereiche erstellten Vorlagen
• Koordinieren der Beschlusskontrolle sowie termingerechte Meldung zur Beschlussrealisierung an den Sitzungsdienst
• Empfangen und Betreuen von Gästen einschließlich Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen wie z. B. Beschaffen von Getränken, Bereitstellen von Geschirr etc.
• Führen der Urlaubsübersicht der Mitarbeitenden des Amtes für die Amtsleitung
• Raumbelegung in den Beratungsräumen koordinieren
• Aktualisieren des Internet-/ Intranet Auftrittes des Amtes bzw. Koordination hierzu
• Erfassen, Weiterleiten und Überwachen der Dienstunfähigkeitsmeldungen für alle Mitarbeitenden des Amtes
• Planen, Beschaffen und Ausgeben von Büromaterialien für die Amtsverwaltung
• Erstellen und Kontrolle der Dienstantrittserklärungen der Mitarbeitenden

Konservatoriums Konzerte

• Assistenz der Amtsleitung, ggf. Reden schreiben, Absprache mit den Kooperationseinrichtungen treffen, Organisation des JSO, Blumen etc.

Organisatorische Vorbereitung des Wettbewerbes „Jugend musiziert“

• Assistenz der Amtsleitung, ggf. Reden schreiben, Absprachen mit den Kooperationseinrichtungen, Absprachen zwischen Amtsleitung und Sachgebieten   koordinieren 
  

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/ Büromanagement
  (m, w, d) oder Bürokauffrau/-kaufmann (m, w, d ) oder Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene dreijährige  Berufsausbildung mit gleichartiger fachlicher Ausrichtung
• berufliche Erfahrungen im Aufgabengebiet oder ähnlich gelagerten sind wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel),
• Erfahrungen im Umgang mit Allris (wünschenswert) bzw. die Bereitschaft, sich einzuarbeiten
• sicherer Umgang in Wort und Schrift (DIN 5008)
• Kommunikations-und Kontaktfreudigkeit, Freundlichkeit und gute Umgangsformen
• hohe Belastbarkeit, Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Bereitschaft zur Absicherung der Ansprechbarkeit im Vorzimmer
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die musikschulspezifische Spezialsoftware

Entgelt:

• Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe (EG) 05 TVöD bewertet. Es erfolgt die Zahlung einer Zulage zur EG 06 TVöD.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen:

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30 %)
• Standortsicherheit Rostock
  

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Die Bewerbungsfrist endet am 10.01.2025.     

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die/den mitziehende/n Partner/in (m, w, d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr.

gez. Kerstin Franke