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Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d), Kennziffer: 187AE2020FestanstellungHanse- und Universitätsstadt Rostock
 Rostockvor 4 Tagen

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Planstelle im  Schulverwaltungsamt in der Abteilung Schulorganisation/ Servicedienste – unbefristet mit Vollzeit – zu besetzen:

 

Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d)

Kennziffer: 187AE2020

 

Ansprechpartnerin:

 Aufgabengebiet:

Büroorganisation mit den Schwerpunktaufgaben: 

  • Entgegennehmen und Koordinieren von Telefonaten und Terminen im Vorzimmer des Abteilungsleiters (Terminvergabe/Terminüberwachung)
  • Schriftgutverwaltung, Aktenablage, Registratur und Vorbereiten für das Archiv
  • Bearbeiten des Posteingangs und Ausgangs
  • Führen des Wiedervorlagesystems, Überwachen von Terminen und Fristen
  • Koordinieren, Überwachen und Weiterleiten von Informationen im Umlaufverfahren
  • Zusammenstellen und Aufbereiten von Arbeitsunterlagen
  • Internetrecherchen
  • Protokollführung bei Dienst- und Fachberatungen
  • organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Dienstreisen
  • Empfangen und Betreuen der Gäste
  • Erteilen von Auskünften und Weiterleiten von Informationen nach Abstimmung
  • Telefonberatung gegenüber den Bürgern zu Anträgen und Verwaltungsabläufen  

Schriftverkehr mit den Schwerpunktaufgaben

  • Erarbeitung von Schreiben nach Absprache (Einladungen, Berichte usw.)
  • Erstellen von Anschreiben an Ämter und Einrichtungen
  • Fertigen von Schreiben nach Manuskript und Diktat
  • Bearbeiten von Serienbriefen
  • Anfertigen von Kopien

Voraussetzungen:

  • abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation oder Bürokauffrau/ -mann oder eine artverwandte Ausbildung mit Berufserfahrungen als Assistenz- und Vorzimmerkraft im o. g. Aufgabengebiet
  • einschlägige oder vergleichbare Berufserfahrungen im Aufgabengebiet
  • Verwaltungserfahrungen in einer Kommunalverwaltung sind wünschenswert
  • sicherer Umgang mit digitaler Technik
  • umfassende PC-Kenntnisse (Word, Excel, Access, PowerPoint bzw. vergleichbare Open Office Programme)
  • Kommunikationsfähigkeit, Selbständigkeit, Belastbarkeit
  • Organisations- und Koordinierungsgeschick, Teamfähigkeit, freundliches und sicheres Auftreten

Entgelt:

  • Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe E 05, bewertet.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d), die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

 

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (mindestens: Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und/oder Zertifikate, die die geforderte Qualifikation nachweisen, aktuelles Arbeitszeugnis) senden Sie bitte vorzugsweise per E-Mail unter Angabe der Kennziffer an personal-bewerbung@rostock.de. Die Unterlagen müssen im PDF-Format vorliegen, Bewerbungsanlagen sind in einer Datei zusammenzufügen. Die Gesamtgröße der Dateien darf 5 MB nicht überschreiten. 

 

Die Bewerbungsfrist endet am 2. Oktober 2020.  

 

Bewerbungen in Papierform können innerhalb der oben genannten Frist an die

 

Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Der Oberbürgermeister Hauptamt,

Abt. Personal

18050 Rostock

 

gesandt werden. Der Umschlag ist mit der deutlichen Aufschrift „BEWERBUNG“ zu kennzeichnen.

 

Bewerberinnen und Bewerber, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter:  www.welcome-region-rostock.de welcome@region-rostock.de

 

gez. Dr. Dirk Zierau