Assistenz- und Vorzimmerkraft

Kennziffer: 80AE2023

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum 01.04.2023 o.g. Planstelle im Tiefbauamt in Teilzeit mit 84,4 v.H. dauerhaft zu besetzen.

Ansprechpartnerin: Frau Bärbel Seemann Tel. 381-1319

Wir suchen eine/n Mitarbeiter*in für folgende Aufgaben:

• Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs
• Fertigung von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage
• termingerechtes Anfertigen der Beschlussvorlagen im ALLRIS/KSD (für OB‘in, Ausschüsse, Bürgerschaft)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Ermitteln bzw. Aufklären des Anliegens bei Anfragen zu Gesprächsterminen, Weiterleitung der Anfragen
• Koordinieren und Überwachen von Terminen
• Annahme von Schadensmeldungen/Havarien; Recherche und Aufarbeitung von Hintergrundinformationen und Weiterleitung gemäß der Zuständigkeit der Mitarbeiter*innen der Abteilung, des Amtes oder des Senatsbereiches
• Beantworten von allgemeinen telefonischen und schriftlichen Anfragen und ggf. Weiterleiten von Anfragen an die/den zuständige*n Bearbeiter*in
• Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen und Protokollen
• Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Mitarbeiter*innensitzungen
• Führen der Protokolle
• Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen

Voraussetzungen:

• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zur*zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/-kommunikation (m/w/d) oder zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine andere abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte*r) oder mit Erfahrungen im Aufgabengebiet
• Kenntnisse in der Anwendung der MS-Office-Software (Word, Excel)
• Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit

Entgelt:

Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe 5 bewertet

Zudem bieten wir:

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• JobTicket (Zeitkarte für den öffentlichen Nahverkehr mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerber*innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Die Bewerbungsfrist endet am 19.03.2023

gez. Jana Krüger