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Assistenz- und Vorzimmerkraft der Amtsleitung (m/w/d) 134AE2021FestanstellungHanse- und Universitätsstadt Rostock
 Rostockvor 2 Tagen

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Termin folgende Planstelle im Amt für Mobilität unbefristet zu besetzen:

 

Assistenz- und Vorzimmerkraft der Amtsleitung (m/w/d)

Kennziffer: 134AE2021

 

Ansprechpartnerin:

Aufgabengebiet:

Die Assistenz- und Vorzimmerkraft soll die Koordinierung aller Büroaufgaben übernehmen. Hierzu gehören:

  • Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs
  • Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Geschäftsführung nach Vorgabe bzw. Vorlage
  • Erstellen von Serienbriefen
  • termingerechtes Anfertigen von Schreiben und Koordinieren und Überwachen von Terminen
  • Recherchieren und Aufbereiten von Hintergrundinformationen nach Vorgabe zu Personen und Sachverhalten für Gesprächstermine
  • Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/Unterlagen, Protokollen, etc.
  • Organisatorisches Vorbereiten von Besprechungen und Mitarbeitersitzungen, Führen der Protokolle
  • Vorbereiten von Sitzungen und Tagungen
  • Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen
  • Beantworten von allgemeinen, telefonischen und schriftlichen Anfragen
  • Organisieren und Überwachen der sich aus der Gremienarbeit ergebenen Aufträge für das Amt (Beschlusskontrolle)
  • Aktualisieren des Internet-/ Intranetauftrittes des Amtes

Zudem sind allgemeine Organisationsaufgaben zu übernehmen. Hierzu gehören:

  • formelle Prüfung von Anträgen, Begleitung und Koordinierung von Vorgängen in Zusammenarbeit mit dem Hauptamt zu den Bereichen Personal, Organisation und Aus- und Weiterbildung
  • Führen der Urlaubsübersicht der Mitarbeiter des Amtes für die Amtsleitung
  • Anforderung, Verwaltung und Ausfertigung von Dienstausweisen, Anforderung von Dienstsiegeln
  • Koordinierung der arbeitsmedizinischen Untersuchungen
  • Sonstige Verwaltungsaufgaben
  • Pflegen des Geschäftsverteilungsplans, des Aktenplans und anderen Schriftguts, u.a. in digitaler Form
  • Beantragen und Aktualisieren von Befugnissen

Voraussetzungen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement oder Bürokauffrau/Bürokaufmann
  • einschlägige Berufserfahrungen im o. g. oder vergleichbaren Aufgabengebieten
  • Organisations- und Koordinierungsgeschick, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, freundliches und sicheres Auftreten
  • Kenntnisse der DIN 5008, der Deutschen Rechtschreibung, der Kommunalverfassung Mecklenburg-Vorpommern, Hauptsatzung der HRO, Ortsrechtssammlung, Geschäftsverteilungsplan (GVP)
  • Kenntnisse der Verwaltungsmodernisierung,
  • umfassende PC-Kenntnisse in Word, Excel, Powerpoint, Bildbearbeitungsprogramme und sicherer Umgang mit digitaler Technik
  • Grundverständnis in englischer Kommunikation,

Entgelt:

  • Die Planstelle ist in Anlehnung an die EG 06 TVöD bewertet.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d), die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

 

Aufgrund der derzeitigen CORONA-Pandemie behalten wir uns vor, die Vorstellungsgespräche mittels Videokonferenz durchzuführen.

 

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (mindestens: Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und/oder Zertifikate, die die geforderte Qualifikation nachweisen, aktuelles Arbeitszeugnis) senden Sie bitte vorzugsweise per E-Mail unter Angabe der Kennziffer an personal-bewerbung@rostock.de. Die Unterlagen müssen im PDF-Format vorliegen, Bewerbungsanlagen sind in einer Datei zusammenzufügen. Die Gesamtgröße der Dateien darf 5 MB nicht überschreiten.

 

Die Bewerbungsfrist endet am 14. Mai 2021.

 

Bewerbungen in Papierform können innerhalb der oben genannten Frist an die

 

Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Der Oberbürgermeister

Hauptamt, Abt. Personal

18050 Rostock

 

gesandt werden. Der Umschlag ist mit der deutlichen Aufschrift „BEWERBUNG“ zu kennzeichnen. Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d), die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter: www.welcome-region-rostock.de welcome@region-rostock.de

 

gez. Dr. Dirk Zierau