Assistenz- und Vorzimmerkraft

Kennziffer: 311AE2024 

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet gemäß § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz bis zum 31. Dezember 2026 in Vollzeit (39 Wochenstunden) im Bauamt, Abteilung Bauordnung zu besetzen:

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Ansprechpartnerin: Frau Bärbel Seemann, Tel. 381-1319

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen) und digitale Ablage (d.3)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Terminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
• Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
• Koordinieren und Überwachen von Wiedervorlagen
• Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
• Führen von Protokollen
• Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes
• Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
• Schriftgutverantwortlich für die Abteilung
• Beschaffung Büromaterial
  

Ihr Profil – fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ:

• abgeschlossene Ausbildung Kaufleute für Büromanagement oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)
• Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet
• Berufserfahrung in einer Kommunalverwaltung wünschenswert
• sehr gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, sicherer Umgang in Wort und Schrift
• umfassende Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.),
• vorteilhaft sind Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems d.3
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• freundliches und sicheres Auftreten

Wer sind wir – vielseitig und offen:

• Das Bauamt übernimmt die Aufgaben der unteren Bauaufsichtsbehörde und berät fachübergreifend die am Bau Beteiligten insbesondere zu anspruchsvollen bauordnungs- und planungsrechtlichen Fragen. Die Mitarbeitenden zeichnen sich durch eine souveräne Kommunikation sowie professionelles Auftreten gegenüber der Bauherrenschaft, Investitionswilligen, Vertretungen der Politik und der Stadtgesellschaft aus. Die Abteilung Bauordnung selbst besteht aus insgesamt vier Sachgebieten. Hiervon befassen sich drei Sachgebiete vorwiegend mit Bauantragsverfahren. Das vierte Sachgebiet befasst sich mit der Baustatikprüfung. Die vakante Stelle unterstützt die Leitung der Abteilung Bauordnung.

Unser Angebot als attraktiver Arbeitgeber:

• eine verantwortungsvolle, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einer engagierten und dynamischen Verwaltung
• ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem kompetenten Team, das großen Wert auf die fachliche Weiterentwicklung der Arbeit legt
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine 5-Tage-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten im Rahmen unseres Gleitzeitmodells
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen der Regelungen der Hanse- und Universitätsstadt Rostock
• Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Entgelt:  Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet 

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Die Bewerbungsfrist endet am 17. Januar 2024.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung!

Schwerbehinderte Menschen und deren Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerber/innen (m,w,d), die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerber/innen (m,w,d), die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die mitziehende Partnerin/ den mitziehenden Partner (m,w,d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr.

gez. Dr. Hagen Burgenger