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Assistent:in des Vorstands (m/w/d)FestanstellungDeutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt
 Neustrelitzvor 6 Tagen

Assistent:in des Vorstands (m/w/d)

Jobbeschreibung

Millionen Menschen in Deutschland engagieren sich ehrenamtlich. Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt hat das Ziel, diese Menschen sowie ihre Organisationen zu unterstützen und die Rahmenbedingungen zu verbessern. Dafür bauen wir seit dem Sommer 2020 neue Angebote auf, die dem Ehrenamt spannende Impulse geben und ganz konkrete Hilfestellungen für alle Fragen rund um den ehrenamtlichen Alltag bieten.

 

Für diese sinnstiftenden und kreativen Aufgaben suchen wir Kolleg:innen, denen das Ehrenamt genauso viel bedeutet wie uns. Mit Ihnen gemeinsam wollen wir die Stiftung weiterhin mit viel Energie und Tatkraft aufbauen.

 

Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt wird getragen vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat sowie dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft.

 

Ihre Aufgaben

In der Position arbeiten Sie dem Vorstand direkt zu. Sie kümmern sich um alle organisatorischen und administrativen Belange und sorgen für eine reibungslose Kommunikation nach innen und außen. Zu Ihren Aufgaben zählen:

  • Versierte Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft;
  • Monitoring und Sicherstellung der reibungslosen Abläufe im Office-Management;
  • Terminkoordination für den Vorstand und für gemeinsame Termine des ganzen Stiftungsteams;
  • Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für Termine;
  • Sicherstellung reibungsloser Abläufe zwischen Vorstand und allen Stiftungsbereichen und Abteilungen;
  • Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung digitalen Arbeitens und digitaler Veranstaltungsformate;
  • Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen inkl. Einladungsmanagement und Protokollführung;
  • Unterstützung bei der Planung und Organisation von Gremiensitzungen;
  • Empfang und Betreuung von Gästen;
  • Planung und Organisation von Dienstreisen;
  • Lektorat von Korrespondenzen, Schreiben, Dokumenten und Publikationen;
  • Kommunikation mit Partnern, Lieferanten und Dienstleistern und deren Koordination;
  • Datenbank- und Netzwerkpflege, Aufbereitung und Bereitstellung von Statistiken und Auswertungen, Fristenüberwachung;
  • Überwachung, Pflege und Aktualisierung des Dokumentations- und Ablagesystems;
  • Aufbau und Pflege der Stiftungsbibliothek.

Stellenanforderungen

  • Sie verfügen über ein abgeschlossenes Bachelorstudium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, oder Europasekretär:in mit mehrjähriger vergleichbarer Berufserfahrung in ähnlicher Position;
  • Hervorragender Umgang mit dem MS-Office-Paket (insbesondere PowerPoint, Word und Excel) und möglichst mit einer CRM-Kontaktdatenbank;
  • Interesse an und gute Kenntnisse in Digitalisierung und Sozialen Medien;
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
  • Stilsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten;
  • Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise;
  • Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität;
  • Kommunikationsstärke, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit;
  • Selbständigkeit und Organisationsgeschick;
  • Erfahrung mit den gängigen Kommunikationstools wünschenswert und keine Scheu, neue Tools zu nutzen (z.B. WebEx, Zoom, BigBlueButton, Slack, Trello);
  • Sie haben Freude am Umgang mit Ehrenamtlichen bzw. bereits eigene Erfahrungen mit freiwilligem Engagement gesammelt;
  • Sie zeichnen sich durch Serviceorientierung und Konfliktfähigkeit aus.

Wir bieten

  • Ein hoch motiviertes, agil arbeitendes Team im Herzen der Mecklenburgischen Seenplatte;
  • Eine unbefristete Einstellung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD 11 Bund);
  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Zivilgesellschaft mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten;
  • Bedarfsorientierte Fortbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen;
  • Professionelle und moderne Arbeitsbedingungen;
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion oder sexueller Identität.

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich für die Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Örtlicher Schwerpunkt der Tätigkeit ist der Dienstort Neustrelitz. Die Bereitschaft zum Lebensmittelpunkt am Standort Neustrelitz ist erwünscht. Die Stiftung ermöglicht das mobile Arbeiten.

 

Fühlen Sie sich angesprochen?

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis zum 18. Juni 2021 ausschließlich über unser Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail können nicht berücksichtigt werden.

Für Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen Ihnen Herr Jan Holze und Frau Katarina Peranić gerne zur Verfügung.

Telefon: 03981 21743-00

Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt

Woldegker Chaussee 35

17235 Neustrelitz